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Política de recebimento e oferecimento de presentes, brindes, hospitalidades e contrapartidas de patrocínio

1. OBJETIVO

  • 1.1 O Objetivo desta Política é o estabelecimento de regras e diretrizes sobre ações concernentes ao recebimento ou oferecimento de presentes, brindes, hospitalidades, doações e contrapartidas de patrocínio, para todos os colaboradores das empresas do Grupo São Geraldo.

2. DEFINIÇÕES

  • 2.1. Presente = Objeto e/ou serviços para uso ou consumo pessoal, com valor comercial e que não possua caráter promocional.
  • 2.2. Brindes = Objetos sem valor comercial significativo que contenham logomarca de empresas, como, por exemplo, canetas, calendários, chaveiros, que não sejam destinados a uma pessoa determinada e nem sejam frequentes.
  • 2.3. Hospitalidade = Deslocamento (aéreo, marítimo e/ou terrestre), hospedagem, alimentação, passeios, entretenimento, ingressos para eventos, entre outros benefícios relacionados à viagem ou evento.
  • 2.4. Patrocínio = Bem ou valor negociado que tenha como objetivo o fortalecimento das marcas, produtos e serviços do Grupo São Geraldo através da associação a projetos de iniciativa de terceiro para promoção de atividades culturais, sociais, esportivas, educacionais e de inovação tecnológica, objetivando obter ganho à imagem institucional, ao relacionamento com seu público e sua reputação.
  • 2.5. Doação = Bem ou valor concedido ou recebido de terceiro, quando não há, em troca, um benefício acordado (contrapartida).
  • 2.6. Contrapartida de Patrocínio = Produtos, convites, ingressos e/ou entradas ou benefícios.

3. DESTINATÁRIOS

  • 3.1. Todos os colaboradores, incluindo a Alta Administração, Prestadores de serviços, Clientes e Fornecedores estão sujeitos a essa Política e devem estar familiarizados com as regras aqui contidas.
  • 3.2. Constantes Treinamentos e Auditorias serão realizados com o objetivo de otimizar e avaliar o conhecimento a respeito desta Política.
  • 3.3. O Departamento de Conformidade, com auxílio dos demais departamentos, será responsável pelos treinamentos e auditorias que digam respeito às regras aqui contidas.

4. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES

  • 4.1. É responsabilidade de todos os destinatários desta Política dar tratamento adequado às concessões ou recebimento de presentes, brindes e hospitalidades fora dos limites estabelecidos nesta Política, dirimir dúvidas sobre questões relacionadas aos temas abordados neste documento e denunciar quaisquer questões relativas a fraude, suborno ou corrupção associadas à concessão ou recebimento de presentes, brindes e/ou hospitalidades.
  • 4.2. É responsabilidade do Departamento de Gestão de Pessoas (RH) definir a destinação dos presentes, brindes e hospitalidades que não forem passíveis de recusa e que tenham sido submetidos pelos colaboradores das áreas beneficiadas a avaliação da área de integridade.
  • 4.3. É responsabilidade dos Diretores disseminar e aplicar esta Política em suas respectivas áreas, avaliar os impactos das concessões ou recebimentos de presentes, brindes ou hospitalidades, decidindo, em conjunto com o Departamento de Conformidade pela aceitação ou recusa, de acordo com as regras internas estabelecidas.

5. REGRAS APLICÁVEIS

  • 5.1. O GRUPO SÃO GERALDO, através de suas empresas, está inteiramente comprometido com a promoção da integridade e o fomento de comportamentos idôneos, buscando atuar sempre com respeito às normas legais, especialmente àquelas que preveem o combate à corrupção.
  • 5.2. O GRUPO SÃO GERALDO através de suas empresas, compromete-se, ainda, a não solicitar, receber, oferecer ou conceder brindes, presentes, hospitalidades ou contrapartidas de patrocínio em desacordo com as normas internas da empresa ou com a legislação aplicável.
  • 5.3. Os laços com nossos parceiros, clientes e prestadores de serviços podem ser reforçados através de interações sociais legítimas, sempre focados no fortalecimento de relações empresariais éticas. Consequentemente, o oferecimento ou aceitação ocasional de brindes, presentes e/ou hospitalidades, nos estritos termos da Lei e desta Política, bem como dos Procedimentos Internos Padrão (POP’s), são considerados como cortesias que intencionam promover o estreitamento das relações.
  • 5.4. O recebimento e/ou oferecimento de brindes, presentes e hospitalidades demandam cuidados e observância das regras aplicáveis, sob pena de configurarem conflito de interesse e caracterização de suborno.
  • 5.5. São considerados indevidos, a oferta ou recebimento de presentes, brindes, hospitalidade e/ou doações quando:
    • a. Tais benefícios possam influenciar ou influenciem decisões sobre negociações ou ações administrativas que, sem os mesmos, não ocorreriam ou o seriam de maneira diferente;
    • b. Tais ações sejam praticadas para favorecimento próprio ou de terceiros;
    • c. Quando haja negociação em curso ou em iminência de ocorrer, ou ainda, após negociação, como forma de agradecimento, ou ainda, intencionando a manutenção ou renovação de contrato ou aditivo contratual;
    • d. Causar incômodo ou constrangimento pessoal, ou denegrir a imagem ou reputação do GRUPO SÃO GERALDO ou de qualquer um de seus colaboradores.
  • 5.6. Antes de realizar o oferecimento ou o recebimento de brindes, presentes e hospitalidades é necessário assegurar-se de que este ato não se configura como ato ilegal perante as autoridades municipais, estaduais ou federais a partir de suas respectivas legislações; bem como se tais ações não são contrárias às regras internas das empresas nas quais estão sendo iniciadas ou para as quais estão sendo destinadas.
  • 5.7. Em caso de dúvidas em relação a conduta a ser tomada, traga em mente os seguintes questionamentos:
    • a. Qual a motivação para esse oferecimento/recebimento?
    • b. A oferta/recebimento pode ser interpretada como tentativa de suborno?
    • c. Caso a situação fosse publicizada, haveria algum inconveniente para as empresas do GRUPO SÃO GERALDO?
    • d. Existe alguma regra específica nesta Política e nas normas internas que proíbam tal conduta?
  • 5.8. Observado as respostas para os questionamentos acima, pode-se ter uma considerável noção se tal conduta é correta ou não e, diante disso, dar continuidade à ação. Porém, lembre- se que Se houver dúvida sobre ser permitido ou não a concessão ou recebimento de um benefício, o Departamento de Conformidade deve ser consultado. Não consultar significa que a pessoa envolvida está assumindo a responsabilidade pelo ato e que tem a certeza de estar cumprindo as diretrizes desse procedimento e do Código de conduta da empresa.

6. BRINDES, PRESENTES E HOSPITALIDADES

  • 6.1. É proibido conceder ou receber presentes ou benefícios de hospitalidade acima de R$ 100,00 (cem reais), seja tal presente ou hospitalidade oferecido por pessoa física ou jurídica.
  • 6.2. É permitido oferecer/receber brindes promocionais, que contenham a logomarca da empresa ofertante impressa, desde que não haja negociação em curso ou não esteja na iminência de renovação contratual. Tais brindes devem claramente fazer parte de campanha promocional da empresa ofertante e não podem demonstrar destinação pessoal a nenhum dos colaboradores das empresas destinatárias.
  • 6.3. É proibido a concessão/recebimento de hospitalidades, presentes ou brindes quando há negociação em curso com o receptor/emitente, especialmente se tal benefício for destinado a pessoa que tenha poder de influência ou decisão na negociação.
  • 6.4. É proibido oferecer/ receber presentes e/ou hospitalidades de instituições públicas ou de seus agentes.
  • 6.5. É proibido conceder ou receber presente, brinde ou hospitalidade de instituições públicas ou seus agentes, dos quais as empresas do Grupo São Geraldo dependam de decisão para o funcionamento de suas atividades.
  • 6.6. Não se caracterizam como presentes ou brindes:
    • a. Premiações em dinheiro ou bens ofertados por entidade acadêmica, científica ou cultural, em reconhecimento por contribuição de caráter intelectual;
    • b. Bolsa de estudos para aperfeiçoamento profissional ou técnico, sem que haja interesse de favorecimento por parte daquele que a concedeu em virtude de cargo a ser ocupado ou permuta de favores em benefício próprio ou de terceiros;
    • c. Material para divulgação e marketing das empresas do GRUPO SÃO GERALDO, com intenção de divulgar os produtos e ampliar a comunicação, dando visibilidade ao público interno e externo da companhia.
  • 6.7. Os benefícios recebidos em desacordo com as normas da empresa devem ser devolvidos e informados ao Departamento de Conformidade que documentará e arquivará todas as ocorrências relativas ao assunto e as medidas tomadas em relação às mesmas.
  • 6.8. O requisito inicial para que se admita uma hospitalidade é que seja um ato diretamente ligado a uma relação profissional, admitida mediante contrato ou negociação escrita entre as partes concessora e receptora do benefício, devidamente conhecida tal negociação/contrato pelo(a) Diretor(a) da área competente e aprovado pela Diretoria em conjunto.
  • 6.9. O valor limite para oferecimento de hospitalidade será definido e atualizado pelo Conselho de Administração após oitiva de sugestões da Diretoria e constará de forma expressa no Procedimento Operacional Padrão (POP) publicizado pelo Departamento de Conformidade a todos os demais Departamentos.
  • 6.10. É proibido aos colaboradores aceitar convites e/ou ingressos para qualquer tipo de atividade relacionada a entretenimento, salvos em casos em que esteja estritamente em cumprimento de sua função ou representando a empresa no interesse desta, quando necessário.
  • 6.11. Em situações nas quais o valor ultrapasse o limite definido pelo Conselho de Administração, deve ser comunicado imediatamente ao Departamento de Conformidade que, após documentar o ocorrido, encaminhará o caso para deliberação da Diretoria. Tal decisão será documentada em arquivo próprio pelo Departamento de Conformidade.
  • 6.12. Caso haja realização de eventos por parte do GRUPO SÃO GERALDO, ou a necessidade de viagens para representação da empresa, ou participação em cursos e seminários, os gastos serão custeados pela empresa, em todo ou em parte, mediante comprovação dos mesmos nos termos exigidos pelo Departamento de Contabilidade em conjunto com o Departamento Financeiro.
  • 6.13. Outras normas específicas podem ser criadas pelos departamentos, desde que seja dada ciência ao Departamento de Conformidade que tem a função de analisar e instruir a respeito do tema, confirmando se esta Política está sendo respeitada.
  • 6.15. Regras específicas acerca das dinâmicas relativas ao oferecimento e recebimento de presentes, brindes, hospitalidades e contrapartida de patrocínios serão detalhadas nos Procedimentos Operacionais Padrão (POP) a serem publicizados pelo Departamento de Conformidade.
  • 6.16. Os Treinamentos relativos a esta Política devem ser oferecidos no contexto dos Procedimentos relativas a mesma, para que os destinatários entendam as regras gerais e as dinâmicas especificas aplicáveis ao tema.
  • 6.17. As regras relativas à contabilização do recebimento/oferecimento de presentes e hospitalidades serão estabelecidas pelo Departamento de Contabilidade em conjunto com o Departamento Financeiro que dará publicidade das mesmas através dos Procedimentos Operacionais Padrão (POP).
  • 6.18. Havendo conhecimento por parte de qualquer colaborador a respeito do descumprimento das normas aqui expostas, deverá ser feita a denúncia através do canal de denúncias do GRUPO SÃO GERALDO.

7. DISPOSIÇÕES GERAIS

  • 7.1. Esta Política entrará em vigor a partir da data de sua publicação e será atualizada sempre que for necessária, a partir de sugestões do Departamento de Conformidade, após oitiva da Diretoria, sendo as modificações aprovadas pelo Conselho de Administração.
  • 7.2. Em caso de descumprimento desta Política, ou nos casos em que os presentes, brindes e/ou hospitalidades concedidos e/ou recebidos sejam considerados irregulares com base nesta e/ou em outras Políticas Corporativas, após investigação pelo Departamento de Conformidade, o Comitê de Ética aplicará as medidas cabíveis

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